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妙用超鏈接 輕松管理文檔有絕招

放大字體  縮小字體 發(fā)布日期:2006-06-09

    辦公室呆久了,以前用過的一些文件就會忘記其存放的路徑,你是否也遇到過類似的現(xiàn)象?筆者就經(jīng)常有這樣的煩惱,經(jīng)過一番摸索后發(fā)現(xiàn)應用超鏈接可以輕松地解決這個問題,不敢獨享,特寫出來供大家參考。

  1. 運用Word管理

  在Word中新建一個表格,在表格中輸入文件名、提要和生成日期,然后選中文件名后單擊鼠標右鍵,在彈出的快捷菜單中選擇“超鏈接”命令,接著出現(xiàn)“插入超鏈接”對話框,在“查找范圍”框中找到所要鏈接的文件,單擊“確定”按鈕后,表格中的文件名就與文件建立了超鏈接,如圖1所示。

  把所有文件都建立了超鏈接后,將表格保存在桌面上,下次要打開文件時,只要在文件管理表中找到相關的鏈接,就可以輕松地打開,再也不用到硬盤上到處去尋找了。

  2. 用Excel進行管理

  上面的方法操作簡單,但有一個缺點,那就是當文件過多時,表格中的行數(shù)也特別多,查找起來仍然很繁瑣,這時我們就可以利用電子表格中建立多個工作簿的特點來進行管理。

  在Excel中,用文件夾名稱建立多個工作簿,然后在每個工作簿中把文件列成表格,給每個文件名建立一個超鏈接,鏈接到硬盤中相關的文件,以后要打開文件時直接單擊對應的文件名即可,如圖2所示。

  Cico提示:當你硬盤中的文件很多時,可以建立多個工作簿來對應不同的文件夾,建議以生成文件的時間(如季度或月)來建立,這樣,只要你記得文件大致是什么時候建立的,就可以很快地查找到它。

 

 
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